Los hábitos en la gestión del tiempo

La gestión del tiempo está llena de técnicas: cómo mantener reuniones más eficientes, cómo manejar el mail excesivo, como atender las interrupciones, cómo delegar eficazmente. Las técnicas vienen acompañadas de aplicaciones de software disponibles en celulares, tablets o computadoras: calendarios, listas de tareas, tableros de trabajo en equipo, etc. Alrededor se despliegan libros, manuales y cursos varios. Estos dispositivos ayudan a conocer las técnicas, pero son insuficientes para adoptar los hábitos que permitan su utilización efectiva. Sólo un proceso de cambio de hábitos, que contemple el entorno alcanzado, y que sea concebido como proyecto individual o grupal puede generar condiciones mínimas para una mejor gestión del tiempo y de las actividades.

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El encuentro entre lo que debo hacer y lo que hago

El que soy al planear, el que soy en el campo, el que intenta sintetizar las inconsistencias, el que intenta aprender para que la próxima haya menos inconsistencias… Todos somos uno; sólo se trata de reconocernos en cada uno, de aceptar nuestros puntos ciegos y nuestras limitaciones, y de buscar, en base a herramientas y actitudes, que más potencias se realicen.

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La educación

“La educación tiene que ver siempre con una vida que está más allá de nuestra propia vida, con un tiempo que está más allá de nuestro propio tiempo, con un mundo que está más allá de nuestro propio mundo… y como no nos gusta esta vida, ni este tiempo, ni este mundo, querríamos que los nuevos, los que vienen a la vida, al tiempo y al mundo, los que reciben de nosotros la vida, el tiempo y el mundo, los que vivirán una vida que no será la nuestra y en un tiempo que no será el nuestro y en un mundo que no será el nuestro, pero una vida, un tiempo y un mundo que, de alguna manera, nosotros les damos… querríamos que los nuevos pudiesen vivir una vida digna, un tiempo digno, un mundo en el que no dé vergüenza vivir.”
Jorge Larrosa, educador español.

No somos uno

ColonyLa vida se despliega a través nuestro y toma múltiples formas. Algunas de estas se relacionan con nuestro trabajo. Las fuerzas detrás de las formas pueden oponerse, anularse, ser indiferentes, sinergizar, componerse. ¿Qué podemos hacer para que la vida se despliegue a través nuestro y de quienes trabajan cada día a nuestro lado?

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Rizomas y agenciamientos, a la manera de la Memoria 2014

Este año la memoria de 2014 no salió a tiempo: pasó la segunda quincena de diciembre sin que hubiera sido escrita.
La pereza, o la carga de trabajo no fueron la causa. El tema fue que la Memoria es una pieza de comunicación de la consultora Bercovich y Asociados, y este año Bercovich y Asociados no tuvo mucho novedoso para relatar. En cierta forma, la memoria quedaba chica si la restringía a la consultora, porque lo novedoso pasó por su costado y la afectó indirectamente.
Desde la consultora, o, dicho con mayor propiedad, como consultor, continué trabajando sobre la mejora del vínculo que establece cada uno con la organización en la que se desempeña y con los demás aspectos de su vida, y seguí colaborando en el desarrollo y fortalecimiento de la organización misma. Posiblemente mis actividades de consultoría  hayan sido más efectivas, gracias a la acumulación de horas de vuelo, parte importante de la práctica de este oficio.
La gran diferencia de este año residió en lo que hice más allá de las actividades de consultoría, explorando nuevos territorios.
Para expresarme mejor: en los últimos años, mi vida profesional toma la forma de un rizoma:
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Es decir, varios bulbos interconectados, sin un centro, cada uno de los cuales se desarrolla en un contexto propio. Hay circulación entre los bulbos, hay un común, y la interdependencia entre ellos es baja.
Cada bulbo se desarrolla a partir de lo que se produce al contactar con bulbos de otros rizomas, es decir, al trabajar con otros -colegas, clientes, compañeros-, dando lugar a agenciamientos, a proyectos compartidos, a construcciones conjuntas.
Mi vida profesional / laboral viene representada entonces por un rizoma, más los agenciamientos producidos con otros.
Algunos de los bulbos tienen años y se mantienen vitales: mi actividad como consultor de empresas lleva ya 14 años; mi participación en el Equipo de Análisis Institucional de la AAPPG data de 2008; el grupo VLD, reunión mensual de colegas, lleva tres años funcionando de forma autogestiva.CF923B52-4BBB-4DA8-B527-B2381B163316
Otros bulbos y sus agenciamientos son más recientes:
En la primer parte del año comenzamos a conformar con otros colegas Aprender sin Fronteras, un emprendimiento orientado a la producción de comunidades virtuales de aprendizaje, que tomó forma en un primer proyecto: un curso a distancia bajo Facebook, y que, dados los resultados obtenidos, promete un buen desarrollo a futuro, conjugando redes sociales, el acceso a internet que hoy se da desde casi cualquier lugar, y los bajos costos de las tecnologías de comunicación (videoconferencias, por ejemplo). Estas comunidades permiten participar de procesos de aprendizaje de alta calidad a gente que vive en lugares remotos, sin necesitar trasladarse.
Desde mitad de año, comencé a estudiar filosofía contemporánea, integrándome a un grupo de estudio de formato clásico, es decir, profesor más alumnos. Estudiamos algo de Foucault y Lazzaratto, que, en lo que respecta a mis intereses, se relaciona con las nuevas formas de trabajo y empleo, con la estabilidad y la precariedad.
A esto se le sumó otra actividad, en la que con algunos colegas leemos e investigamos sobre las nuevas formas de vinculación de las personas con las instituciones, en las que la pertenencia va siendo reemplazada por la adscripción. Es decir, de ser miembro de, a ser fan de, o seguir a. Y de aquí, pensar qué debería hacer una institución para mantener su vitalidad integrando fans y no socios, y, tema no menor, asegurar su sustentabilidad económica.
Los nuevos agenciamientos, los viejos agenciamientos…
Lo que pasa en los diferentes agenciamientos genera contenidos que circulan por el rizoma, de forma que nuevas miradas,  elementos o tendencias enriquecen a los demás bulbos, y a sus respectivos agenciamientos. Por ejemplo, la orientación de las generaciones más jóvenes a entender su vida como una sucesión de experiencias lleva a imaginar nuevas formas de relación laboral, lejanas de la relación de dependencia o de la perspectiva de desarrollo de carrera, tema clave para las empresas de hoy. O la atención que pone cada uno de nosotros para conjugar los intereses personales, los familiares y los laborales, sin olvidar el cuidado de nosotros y de nuestro cuerpo.
Todos en cierta medida armamos rizomas, y a través de sus bulbos nos vamos agenciando con otros. Estos agenciamientos son los que traducen potencias en realizaciones, con mutuo beneficio para todos los participantes.
Y así viene el 2015: agenciando, pensando, y produciendo.

Resolver las lagunas y superposiciones en el trabajo: la Matriz de Actividades

¿Por qué este tema sigue sin ser resuelto, y nadie lo toma? ¿Por qué hay varios haciendo lo mismo? Parece como en el volley ball, cuando la pelota cae en el medio, sin que nadie atine a recibirla, o cuando, al contrario, varios se chocan entre sí al ir por ella…

Cuando las organizaciones pasan por transformaciones que las llevan a crecer o decrecer en poco tiempo, muchas tareas quedan a cargo de quien estaba disponible o estaba más capacitado, y no de quien ejerce la función más apropiada. Lo mismo pasa cuando la costumbre a lo largo del tiempo deja en manos de alguien lo que naturalmente debería estar en manos de un compañero de trabajo.

Otras tareas quedan sin responsable explícito, y son realizadas por un empleado u otro en función de su disponibilidad en el momento en que las tareas deben ser hechas. En algunos casos, el jefe que asigna la tarea, ante la duda, llega a indicarle a varias personas que la realicen en paralelo.

Obviamente, estas situaciones no son deseables porque encarecen el costo de estructura y reducen la velocidad de respuesta de la organización. Es sano cada tanto repensar las actividades que se requieren de cada puesto.

Una herramienta útil para registrar cómo fluyen los procesos de principio a fin, y definir quién se hace cargo de qué, es la Matriz de Actividades. Ésta es una tabla cuyas filas representan los procesos de un sector dado, y cuyas columnas representan los puestos involucrados. Cada encuentro de una fila y una columna contiene la actividad que el puesto realiza en ese proceso. Eventualmente numerar las actividades da una idea del orden en que éstas se realizan.

Veamos un ejemplo, donde se distribuyen claramente las actividades de ejecución del plan (punto 3) entre el Supervisor IT y el Soporte Técnico, que reporta a él.

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El uso de la Matriz permite asegurarse de que todas las tareas tengan asignado un responsable, y que una misma tarea no sea asignada a varios.